Teamassistenz (m/w/d)

Meetings & Termine

• Vor- und Nachbereitung interner Meetings sowie von Kunden-Jour-Fixes und Kick-offs (Terminkoordination, Agenda, Unterlagen, Raum- bzw. Teams-Setup)

• Protokollführung und Aufbereitung zu klaren To-do-Listen mit Verantwortlichkeiten und Fristen

• Nachverfolgung offener Punkte – du erinnerst, bevor etwas liegen bleibt

Entlastung der Team Manager:innen

• Übernahme wiederkehrender administrativer und organisatorischer Aufgaben aus dem Tagesgeschäft

• Vorbereitung von Kundenpräsentationen und Reportings (PowerPoint, Excel)

• Deutsch- und englischsprachige Korrespondenz mit Kund:innen und Partner:innen

• Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleg:innen (Zugänge, Unterlagen, Einschulungsplan)

Vertriebsadministration

• Pflege und Qualitätssicherung unserer CRM-Daten in monday.com

• Aufbereitung von Leadlisten, Datenrecherche und -anreicherung

• Zusammenstellung von KPI-Auswertungen für Kundenreportings (Termine, Conversion, Pipeline)

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS, Lehre Bürokaufmann/Bürokauffrau, FH/Uni) oder vergleichbare Praxis

• Erste Berufserfahrung in Assistenz, Backoffice, Vertriebsinnendienst oder Projektassistenz

• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift (Muttersprache oder C1) und gutes Englisch (B2)

• Sicherer Umgang mit MS Office – vor allem Excel und PowerPoint; Erfahrung mit einem CRM-Tool von Vorteil

• Hohe Zahlenaffinität sowie Offenheit und Interesse für den Einsatz von KI-Tools im Arbeitsalltag

• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Prioritäten

• Verlässlichkeit, Diskretion und ein freundliches Auftreten – auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig laufen

• Führerschein B

• Ein vielfältiges, internationales Team – verschiedene Kulturen, mehrere Sprachen und ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag

• Einblick in die Vertriebsprozesse ganz unterschiedlicher Branchen und Unternehmen

• Entwicklungsperspektive Richtung Account Management oder Sales

• Flexible Arbeitszeiten bei 20 Wochenstunden, Homeoffice nach der Einarbeitung

• Wir bieten Ihnen für diese Position gemäß Kollektivvertrag Werbung und Marktkommunikation ein Bruttomonatsgehalt von mindestens € 1.239,58 für 20 Wochenstunden (dies entspricht € 2.386,20 brutto bei Vollzeit), abhängig von der anrechenbaren Vorerfahrung. Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Erfahrung möglich.